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高效且安全 Office 365加速推动企业移动化转型
作者:cai    时间:2014-04-19 10:03:09  来源:  通讯世界www.tele.com.cn
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没有人能够否认移动办公对于提升工作效率的重要意义。如今,所有企业都希望自己的员工能够随时随地拿起手中的移动终端,处理各种各样的工作,几乎所有的企业也都在朝着这个方向努力。

成本与需求的两难抉择
部分资金雄厚的大企业为员工配备了统一的移动终端,由公司IT统一管理。这样的好处是利于管控,安全性高,而且能够满足各种移动办公的需求;缺点是投入大。为所有员工配备统一的移动终端与服务,对于很多企业,特别是中小企业,几乎是不可能完成的任务。
国内绝大部分企业采用的是另外一种方式——鼓励员工使用自己的移动设备实现移动办公,这样的好处显而易见,企业基本上不用投入成本,就可以提高员工的工作效率。但是对于企业的IT管理而言,这无疑是一场灾难。个人自有移动终端代表着不可管理, IT部门不可能要求员工只用平板不用手机,也不可能要求员工按照IT部门的规定去装杀毒软件、打补丁。这意味着企业IT部门每天都必须面对各种各样不同安全保护级别的移动终端链接企业内网,这势必给企业数据安全带来隐患。
移动办公带来的便利和企业数据安全之间的矛盾,成为了很多企业必须关注的问题。微软在2012年推出的Office 365让众多企业看到了曙光。Office 365将 Office 桌面端应用的优势结合企业级邮件处理,文件分享,即时消息和可视网络会议的需求(Exchange Online, SharePoint Online and Lync Online) 融为一体,让企业能够在享受基于云技术的高效移动办公的同时,保证企业数据安全,这对于很多企业来说,绝对是极大的福音。而且,Office 365按月订阅服务,按需付费,初始资金投入低等特性对于中小企业而言有着重要意义,让中小企业无需投入前期基础设施成本,即可即时获得最新的技术。

安全与效率的完美平衡
基于企业不断增长的需求,目前,在全球及中国范围内很多企业都已经部署了Office 365云服务,博西家用电器(中国)有限公司(以下称“Siemens-BSH”)就是其中之一。
Siemens-BSH在中国拥有1000多人的销售队伍,遍布全国各地。这些销售团队的员工不需要在公司办公室工作,而是每天都要在外面拓展业务和销售渠道,随时都要获得Siemens-BSH最新的信息和资料。这些销售人员需要随时和在Siemens-BSH办公室办公的销售支持部进行邮件沟通,获得公司内部发来的文本格式的市场宣传策略、参考资料,同时将在终端市场得到的信息通过邮件发回到公司内部。
但是销售和销售支持部的沟通,却让销售支持部部门经理陆欣犯了难。因为根据Siemens-BSH公司规定,销售人员没有公司的邮箱账号,他们只能使用个人邮箱和销售支持部沟通。陆欣如果将公司重要资料发送到个人邮箱,一方面会担心员工离职后,这些资料会失去控制;另一方面,批量发送不好管理,没有统一的用户组。而且,销售人员长期在外面跑业务,他们使用的移动设备很难受到公司IT的统一管控,难以打补丁、防病毒,长期允许这些设备连入内部,势必会带来安全隐患。
公司非常希望所有的销售人员都能更多使用移动设备提高工作效率,更多向销售支持部反馈市场信息,更多向客户介绍公司的产品;但是站在公司数据安全角度,他又担心这种不受管控的内外部之间的沟通会给公司的数据安全带来麻烦。无奈的陆欣想到了向公司IT部门求助。销售支持部门在移动办公方面的业务需求,得到了Siemens-BSH  IT部门的高度重视,IT部门马上寻找相关的解决方案,希望化解销售人员的移动办公需求与IT安全管理之间的矛盾。易于部署,同时能够保护企业数据安全和提升沟通效率的微软office 365进入了Siemens-BSH  IT部门的视野。在试用和测试Office 365之后,Siemens-BSH发现,它确实可以很好地解决在移动办公需求与IT安全管理中的矛盾,能够打通销售支持部与销售人员之间的沟通渠道。而且除了电子邮件之外,Office 365还提供了很好的协作工具,有利于未来扩展更多应用。
在企业引入完整的Office 365服务后,Siemens-BSH信息技术部门平台基础设施经理Stefan Klie表示:“Office 365能够提供安全可靠的邮件服务和协作工具,它帮助我们在不改变内部网络安全措施和基础架构的前提下,拓展出了符合习惯的外部协作应用,支持销售人员用自带设备获取信息和资料。具有可集中管理的Exchange Online企业级邮件服务,也是我们决定部署Office 365的一个重要原因。每个销售人员都可以拥有域名为“bshg.com.cn”的邮箱,每个邮箱大小为25GB,并且支持用移动设备访问。在Outlook全球通讯簿中可以看到所有销售人员的联系方式,再也不用为群发邮件发愁了。“
而且,Office 365是基于公有云上的服务,当企业销售人员使用自己的设备连接Office 365时,不需要连接到企业内部网络,因此不用担心这些设备对内部网络带来安全隐患。销售支持部门只将适合销售人员访问的信息和资料通过Office 365发布或共享,这些信息和账号的管理完全可控。销售人员可以在手机上通过邮件接收信息和任务安排。如果手机丢失,可以登录Outlook Web App,远程擦除手机上的所有信息。如果销售人员离职,企业只需禁用其账号,即可封闭邮箱,禁止对Office 365的访问。
Office 365允许公司销售团队可以随心所欲的移动办公,销售人员可以通过平板电脑、手机等设备,获得与过去Office软件及应用相同的使用感受,完全无需改变操作习惯。而且通过Office 365,我们的销售人员有了统一域名的邮箱,这个对于对外展示公司专业形象是非常重要的。更为重要的是,企业完全无需担心安全问题。使用Office 365后,不管是员工之间的邮件往来,还是销售人员连接Office 365,都不会给企业带来任何数据安全上的隐患。

云中蕴藏的巨大潜力
其实,对于很多企业而言,Office 365带来的,不仅仅是化解移动办公和企业数据安全之间的矛盾那么简单 。更重要的意义在于它提供了一个“设备+服务”的云服务平台,企业员工可以随时随地通过任意设备连接Office 365去访问或是共享文件,还可以使用完整的 Office 功能。这无疑在很大程度上推动了企业向现代化办公所追求的移动办公模式转型。在移动互联时代,这对企业的重要性是不言而喻的。
相信针对企业用户,微软将借助Office 365让更广泛的行业用户享受到安全而又便利的企业云服务,让更多的企业感受到云时代移动互联带来的便利。

标签:   微软  Office 365
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